Tilgin

System för avtalshantering

Tilgin är en leverantör med olika typer av produkter och tjänster inom IT-kommunikation. Mjukvarukraft har utvecklat ett system för kundens hantering av avtal med olika leverantörer. Kunden upplevde problematik med att mängden avtal var svåröverskådlig och att de delar i avtalen som var intressanta i olika sammanhang var svåra att hitta och därmed att frågor som uppstod var svåra att besvara.

Mjukvarukrafts lösning innebar att alla avtal löpande scannades in i en databas via en klient. Klienten gav användaren möjlighet att titta på dokumentet och markera de avsnitt som var intressanta. Dessa avsnitt taggades upp rent textuellt och kopplades till den grafiska presentationen av avtalet. Viktiga data runt avtalen som till exempel löptiden kunde anges och kopplas till användare ur domänen. Detta gjorde att rätt personer fick mail när det var dags att agera angående ett visst avtal. Metadata i tabellerna gjorde även avtalen sökbara.

Andra delar av organisationen hade behov av att snabbt kunna komma åt ett givet avtal. För deras skull byggdes en intranät-sida där de kunde bläddra fram eller söka upp avtal. Från sidan kunde de sedan hämta avtalet i sin helhet eller i ett komprimerat format med endast taggade delar som en PDF.

Kommunikationen mellan server och klienter byggde på en tjänstebaserad lösning med WebServices.

Utmaningen som vi såg var att kunna lagra och snabbt kunna hämta stora mängder grafik samt att klienten för att administrera avtalen hade en hel del specifika krav om snabbhet och användarvänlighet. Detta krävde noggrannhet i designen på låg nivå samt en del asynkron programmering på klientsidan. Slutresultatet blev mycket lyckat och systemet har varit i drift utan att ha behövt åtgärdas.